Offentlig forvaltning i 2015 – kommuniserer vi kun digitalt?

I Dagbladet 12. desember kan vi lese at Regjeringen har som mål om at de største statlige tjenestene skal være digitale i første halvdel av 2014. Innen første halvdel av 2015 skal alle egnede statlige tjenester tilbys digitalt.

Jens Stoltenberg uttaler : “Det er helt meningsløst at man skal måtte hente et papirskjema på et kontor, sende det i posten og at det så skal punches inn på nytt av en ansatt i den andre enden”.

Dette er ambisjoner det er lett å applaudere, men vil regjeringen lykkes med med dette innen 2015?

Regjeringens krav til statlige enheter er synliggjort i Digitaliseringsrundskrivet. Rundskrivet tydeliggjør krav til digitalisering av skjemaer, og fremlegger en rekke tekniske krav til teknologisk løsning.

Det mest slående med rundskrivet er hva det ikke omtaler. Skal vi få til bedre og mer effektive offentlige tjenester, er det ikke tilstrekkelig å fokusere på den elektroniske infrastrukturen. Vi må også se på hvordan vi løser oppgavene, og rammebetingelsene dette skjer under i organisasjonen.

Nettopp dette aspektet mener jeg gjør at regjeringens grep i Digitaliseringsrundskrivet ikke er tilstrekkelig. Lover og forskrifter som regulerer offentlig saksbehandling er i hovedsak utarbeidet med tanke på papirbasert saksbehandling.  Endringer og modernisering av denne type regelverk tar i dag svært lang tid, og regjeringen viser svært liten handlekraft innen dette området.

I dagens Aftenposten kan vi lese om at aktuelt eksempel på manglende utveksling av informasjon mellom offentlige aktører. Oslo kommune har gitt taxilløyve til en voldsdømt Afghaner, som er utvist og har flyttet fra landet. Drosjen han kjører fremdeles rundt i Oslo.  I artikkelen fremgår det at årsaken til dette er at Oslo kommune ikke har innsyn i andre offentlige myndigheter sine registre, hvilket kunne forhindret dette. På  en rekke områder må offentlige aktører sende innsynsbegjæringer per post til andre offentlige aktører, som saksbehandles manuelt og ekspederes tilslutt manuelt. I dag er det lett å legge til rette for online oppslag i hverandres registre, men dette hindres av regelverk som ikke er tilpasset dagens muligheter.

Skal regjeringen lykkes med sine ambisjoner må de rette fokus på rammebetingelsene, og ikke bare fokusere på elektroniske skjemaer…

Web 2.0 – hvor er Norges største kommune i dag?

Oslo kommune er som landets eneste kommune både primærkommune og fylkeskommune. I tillegg har den innenfor enkelte områder, blant annet barnevern, tatt over statlige oppgaver innen sitt geografiske område. Kommunen har 600 000 innbyggere, og i overkant av 43 000 ansatte.

Oslo kommune har en desentralisert organisering, med 48 selvstedige etater underlagt seks byrådsavdelinger. Kommunen har en felles internettløsning, mens saksbehandlingen løses i mellom 80 og 90 ulike saksbehandlingssystemer.

Størsteparten av enhetene i Oslo kommune benytter seg av data fra Det sentrale folkeregister (DSF) i deler av saksbehandlingen, enten mottar de utvalg av data, vasker data eller har data integrert i sakssystem. DSF eies og forvaltes av Skattedirektoratet (SKD), men selve distribusjonen av data ut til offentlige og private bedrifter i Norge utføres av enedistributøren EVRY AS. Tilgang til opplysninger i DSF gis basert på en tillatelse fra SKD og en abonnementsavtale med distributøren.

Kommunen har offensive planer om “digitalt førstevalg”. Samtidig så blir planene slaktet av IKT-Norge. Direktør for samfunnskontakt Heidi Arnesen Austlid uttaler “- Oslo er digitalt sett helt horribel”.  

Vi vil utføre en questback-undersøkelse for å innhente grunnlagsdata for å kunne vurdere hvordan Oslo kommune bruker dataene fra DSF med fokus på integrerte data, sett i lys av mulighetene. Med dette som utgangspunkt vil vi vurdere om dette kan gi indikasjoner på kommunens modenhet i bruk av digitale media i møte med innbyggerne.

Bakgrunnen for at vi har valgt å se nærmere på akkurat dette emnet er at vi har muligheten til å se hvordan Norges største kommune møter den teknologiske hverdagen fra innsiden.

Vi vil benytte relevant litteratur i form av rapporten Direktoratet for forvaltning og IKT ga ut i 2011 om “Digitalt førstevalg -status for elektroniske tjenester i Staten” (http://www.difi.no/filearchive/digitalt-forstevalg-status-difi-rapport-2011-2.pdf), samt dra inn relevante emner i Arne Krokans bøker “Den digitale økonomien”(2010) og “Smart læring”(2012) for å analysere problemstillingen. Boken “Den digitale økonomien” omtaler emnene “Nettverksgoder”, “Transaksjonskostnader”, “Nettverksøkonomi” og “IKT i offentlig sektor” som vil være nyttig faglig grunnlag, samt emnet “Web 2.0” i boken “Smart læring”.

Hvorfor er det vanskeligere å avlære enn å lære?

Nye teknlogi gir stadig nye muligheter for å løse våre arbeidsoppgaver på smarte måter enn tidligere. Dessverre er det å endre måten organisasjonen tilnærmer seg oppgaver på svært mye vanskeligere å endre.

For 10 års tid siden jobbet jeg med tidsstudier i hjemmetjenesten i en bydel i Oslo kommune.  Den ansatte hadde en viktig jobb, med konstant tidspress.  Hvert skift startet med et morgenmøte for å få overbragt informasjon fra nattevaktene. Deretter gikk de ut til brukerene, før de samlet seg igjen midt på dagen for å oppdatere seg rundt status på brukerne. ved avslutningen av skiftet hadde de et nytt møte der de overbrakte informasjon til kveldsvaktene.

De hadde en stresse hverdag – mange brukerbesøk, samtidig som de totalt hadde 15 statusmøter på en uke. I tillegg kom kravet om journalføring av utviklingen hos brukerne. Dette gjerne samlet opp på slutten av arbeidstiden, og ble i liten grad benyttet til annet enn lovbestemte krav til å journalføre utviklingen hos brukerne. Tidsstudiene viste at de hadde en direkte brukertid (dvs andel av arbeidstiden hos brukerne) på noe over 40%.

Til tross for at mye tid gikk med til møter, ble denne tiden opplevd som nyttig. Man diskuterte brukerne, og det var ikke mulig å se andre måter å løse utfordringene på. Samtidig viste sammenligninger med andre land, og internt i Norge at andre tjenester oppnår en direkte brukertid på 70%.  Paradoksalt nok opplevdes de ansatte som mer ivrige enn ledere til å vurdere hvordan de selv organiserte arbeidet.

I dag, 10 år etter, er man i ferd med å innføre PDA’er i hjemmetjenesten med online tilgang til journalsystemet. Dette blir ikke uten videre tatt vel imot. Mange er kritiske, og mener at dette tar lengre tid enn å samle det opp, for så å gjøre det forran en pc på slutten av skiftet.

Det er dessverre ikke en selvfølge at man revurderer hvordan man organiserer arbeidet med ny teknologi. Trenger vi lenger 15 møter per uke for å oppdatere hverandre på brukerne, hvis alle journalfører og har onlinetilgang til dette hjemme hos brukerne? Teknlogien legger tilrette for en dramatisk effektivisering, og ikke minst økt bruk av arbeidstiden hjemme hos brukeren.  Allikevel tar det lang tid å etablere nye måter å arbeide på, og i dag er det fremdeles kun 2 av Oslos 15 bydeler som har tatt i bruk pda’er i hjemmetjenesten.

Arne Krokan har i et blogginnlegg skrevet om hvordan Sebastian Thrun har endret læreprosessene for sine studenter ved Stanford universitetet. Han tok konsekvensene av nye muligheter, og har gitt seg som foreleser.  Dessverre er det sterke krefter i både organisasjonene og samfunnet generelt som motvirker endringsprosesser.

Mange truer med “overvåkningssamfunnet” og fremstiller det som ensidig som en ulempe f.eks at arbeidsgiver vet hvor du er via GPS, f.eks i dagens artikkel i Aftenposten. Tidligere var det slik at alle hjemmehjelpere fikk sin arbiedsliste ved begynnelsen av dagen. Dersom brukere ikke var hjemme, eller lagt inn på sykehus, fikk ikke arbeidsgiver utnyttet tiden på annen måte. Ved hjelp av mobiltelefoner og kanskje “flåtestyring” via GPS kan kam legge til rette for å øke utnyttelsen av arbeidstiden løpende.  Ansatte ønsker å bidra til å gjøre nytte for seg, og vi har en felles interesse av dette.

Teknolgi må ses på som noe som gir muligheter, og ikke som en trussel.

Zuckerbergs lov

Mark Zuckerberg er grunnleggeren av Facebook.  Han har kommet med sin egen versjon av Moore’s lov, og forutsett at det mengden data som publiseres på nett vil doble seg hvert år i den overskuelige fremtid. Denne er omtalt i en artikkel i Technology review   Gordon Moore er kjent som en av Intel sine grunnleggere, som i 1965 spådde at antallet tranistoreren i en integrert krets vil doble seg hver 18. måned, og denne regelen har stemt forbausende godt siden 1965.

Siden dette er en logaritmisk skala vil både Moore’s og Zukerbergs lov innebære ekstreme økninger i løpet av få år.  Men Zuckerberg har hatt gode forutsetninger for å spå utviklingen. Bruk av sosiale aplikasjoner knyttet til intenett gjør at stadig flere er “alltid på nett”. I tillegg er det ikke lenger bare profesjonelle innholdsleverandører som publiserer på nett. Facebook, Instagram, Twitter og tilsvarende publikasjoner har før til en eksplosjon av nettpubliseringer av “ordinære” brukere.

Facebook har blitt tett integrert med en rekke andre applikasjoner. Dine venner på Facebook kan følge med på hva du hører på i nettbaserte musikktjenester som Spotify; de kan dele dine spillelister og kommentere dine valg. Automatisk posting på Facebokk gjør at man kan poste tiltall og til og med hundretalls innlegg hver dag automatisk, bare ved ordinær bruk av andre applikasjoner.

Mine iphone har en applikasjon for å måle hvilepuls. Selv denne har en funksjon for å dele resultat på Facebook. Hvor interessant er det for mine venner og bekjente? Ukritisk deling i overflod er ikke nødvendigvis positivt. Hvor interessant er det for andre hva du har spist til frokost? Facebook har forøvrig lagt inn funksjonalitet for at vi kan styre informasjonsstrømmen fra våre venner. Vi kan deaktivere postinger fra visse applikasjoner . Og har vi “slitsomme” venner som poster for mye, trenger vi ikke nødvendigvis fjerne dem. Vi kan skjule alle poster uten at det merkes.

Innebygd GPS i telefoner og andre enheter gir også nye muligheter for kontinuerlig samhandling. Treningsapplikasjoner som for eksempel Endomondo gjør at du kan dele dine treningsturer, komplett med kartvisning av turen, høydekurver, toppfart og snittfart. Bruker du pulsmåler vises også pulsdata.  Det stopper heller ikke der. Man kan sette opp Endomondo slik at den automatisk poster på Facebook og Twitter når du begynner en tur. Venner og kjente kan da komme med kommentarer, og dette leses automatisk opp i headsettet på din enhet mens du trener.

Drøm eller mareritt? Siden George Orwells bok ” 1984″ og  bøker om overvåkningssamfunnet frem til i dag, tror jeg grensen for hva folk aksepterer av overvåkning har endret seg mye over tid. Fordelene med funksjonaliteten har nok overskygget mulige ulemper. Har vi blitt naive og “søvnige” i Norge?

Min sønn på tolv år låner min iphone når han skal ut i skogen alene for å løpe. Dersom han roter seg bort, kan han ringe meg. Da kan jeg skru på pc’en og se på kartet hvor han er, og guide han på riktig vei. Slik bruk er utvilsomt et gode. Men hva om det benyttes for å overvåke hvor han går, og hvilke venner han besøker? Hva om min samboer overvåker meg?

Nye muligheter krever bevissthet hos brukerne. Dette er en utfordring vi må ta med oss.

 

 

 

Den nye forfatterøkonomien og lydbøker

Arne Krokan har skrevet et innlegg om den nye forfatterøkonomien.  Jeg ønsker å supplere dette innlegget med noen betraktninger om lydbøker. På den norske markedet gjorde lydbøkene sitt inntog på 1990-tallet. Mediet var kassetter, og lydbøkene kom gjerne i esker på 15-20 kassetter med opptak av boken.  Prisen var den samme som for “hard-back” boken, og produksjonskostnadene var antakelig betydelige.

Med cd’ens inntog ble lydbøkene elektroniske, men bøkene kom allikevel på 15-20 cd’er, og fungerte i all hovedsak som kassetter. Ville man ha lydboken på en mp3-spiller, så måtte man selv konvertere over hver cd, hvilket var tidkrevende.  Fremdeles brukte man bokhandlere som distribusjonskilde for bøkene.

Arne Krokan beskriver inntoget av Spotify og Wimp, som har rev0lusjonert musikkbransjen. Piratkopiering har sunket dramatisk, fordi musikken er lett tilgjengelig i et brukervennlig format, med gode tilleggstjenester. Dette gjør også at forbrukerne er villige til å betale for tjenesten. Selv har jeg gitt bort cd-samlingen, og benytter utelukkende Wimp.

Innenfor bokbransjen har vi dessverre ikke sett tilsvarende utvikling for lydbøker. Piratkopier er like lett tilgjengelig som for musikk. Laster man ned fra piratebay slipper man manuell konvertering av cd’er til mp3 format, og er en letter løsning, selv for de som ønsker å betale rettighetshaverne.  Dessverre har ikke bokbransjen fulgt etter musikkbransjen inn i den nye tid på samme måte.

Forlagene vurderer saktmodig hvordan de kan hold igjen, og være helt sikre på optimal kopibeskyttelse. Dette har ledet til dårlige proprietære løsninger, som ikke kan måle seg mot brukervennligheten til Spotify eller Wimp.

Blant løsningen som enkeltforlag er app’en Ordflyt. Her selger enkelte forlag bøker som kan lastes ned elektronisk til Iphone. Kjøpene må gjøres på web-sider, og bøkene kan deretter lastes ned til enheten. Dessverre er utvalget mangelfullt, og løsningen har liten funksjonalitet.

Forlagene har også valgt å opprettholde prisbildet fra “gamle” distribusjonskanaler. Det er dyrt å drive bokhandlere. Husleie, driftsutgifter og lønn til ansatte gjør at dette kan utgjøre 50-60% av salgsprisen på en bok. Ved distribusjon gjennom f.eks Ordflyt er denne kostnaden forsvinnende liten. Allikevel velger forlagene å prise bøkene tilnærmet likt prisnivået i bokhandlerene, og i mange tilfeller høyere.

Jeg tror både forfattere, forelggere og ikke minst forbrukerne taper på at forlagene ikke er villige til å ta steget over i moderne elektroniske løsninger.

 

Bibliotek 2.0

Biblioteket før og nå

Jeg hadde bibliotek som valgfag på barneskolen på starten av 1980-tallet. Jeg lærte om viktige bibliotekaroppgaver som å kategorisere faglitteratur. En stor del av arbeidstiden brukte bibliotekarene på å lage klipparkiv på ulike temaer. Man klippet ut artikler fra aviser og tidsskrifter, og limet de inn i egne mapper basert på emneord. Bibliotekene hadde korte åpningstider, men til gjengjeld svært kompetente medarbeidere som kunne veilede.

Bibliotekarenes rolle

Fra utdanning.no

“Bibliotekarer jobber med å hjelpe brukere av biblioteket med å finne informasjonen de er ute etter.

En av bibliotekarens viktigste oppgaver er å skaffe kvalitetssikret informasjon som brukerne av biblioteket etterspør. Bibliotekaren har god kjennskap til søkesystemene som gjør det mulig å finne fram i informasjonsflommen.”

Med fare for å fornærme en hel yrkesgruppe: Samsvarer dette med behovet i dagens biblioteker? Det å lære nettsøk og kildekritikk er i dag et sentralt emne allerede i barneskolen. Barna bestiller gjerne bøker de ønsker å låne på internett før de besøker biblioteket. Søk på wikipedia og andre nettkilder er de allerede gode på.

“Stuck in then middle ?”

Biblioteket har alltid vært viktig for meg – men samtidig har det endret rolle for meg i det siste tiåret.  Tidligere benyttet jeg det for å finne litteratur jeg ønsket å lese – nå er det primært et pustehull hvor jeg leser eller arbeider med skolearbeid. Låner jeg bøker benytter jeg utlånsmaskinene.

Jeg mener man bør utvikle bibliotekenes rolle, ikke minst med fokus på økt tilgjengelighet for innbyggerne.

Hvilken rolle har Bibliotek 2.0 for neste generasjon?

(innlegget er inspirert av Arne Krokan sitt innlegg